Miksi yrityksen tulisi käyttää CRM-järjestelmää?
Päivitetty: 15. helmik. 2022
Monesti yritysmaailmassa, varsinkin myyntialalla, tulee vastaan termit "CRM-järjestelmä" tai "asiakkuudenhallintajärjestelmä". Mitä se oikeastaan tarkoittaakaan ja mitä hyötyä siitä on? Tässä postauksessa avataan hieman asiaa ja kerrotaan syitä siihen, miksi jokainen yritys tarvitsee jonkinlaisen CRM-järjestelmän käyttöönsä. Miksi kannattaa valita mieluiten automatisoitu järjestelmä asiakashallintaan ja mikä kumma on Pipedrive?
Mikä ihmeen CRM ja mihin sitä käytetään?
Lyhenne CRM tulee englanninkielen sanoista Customer Relationship Management, joka tarkoittaa suomeksi asiakkuudenhallintajärjestelmää. CRM on nimensämukaisesti ohjelmisto, jolla pystytään hallinnoimaan asiakassuhteita, sekä kaikkea siihen liittyvää. Se auttaa sekä keräämään dataa asiakkaista, että hallinnoimaan asiakaskontakteja, mutta helpottaa myös tiedon järkeistämisessä. Ohjelmiston avulla asiakkaiden tarpeiden ja reitin analysointi on helpompaa ja yrittäjän on helpompi ylläpitää asiakassuhteita ja seurata asiakkaisiin perustuvaa tietoa ja myynninkehitystä.
CRM-järjestelmä auttaa yrityksen prosessien seuraamista ja estää myös mahdolliset ongelmakohdat eri työntekijöiden kesken, kun käsitellään saman asiakkaan tietoja. Järjestelmän avulla jokainen työntekijä tietää, mistä aiheesta kenenkin asiakkaan kanssa on puhuttu, jolloin pystytään minimoimaan informaation sekoittumisen riskit. Järjestelmä ei siis pelkästään paranna myyntiä, vaan on merkittävä työkalu myös asiakassuhteiden ylläpidossa ja mieleenjäävässä, henkilökohtaisessa asiakaspalvelussa.
Mitä apua CRM-järjestelmästä on ja miksi sinäkin tarvitset sellaisen?
Jokaisella yrittäjällä on hyvä olla jonkinlainen asiakkuudenhallintajärjestelmä, sillä kaikessa yksinkertaisuudessaan se helpottaa työtä ja vähentää turhia työvaiheita. Asiakastiedot voi toki kerätä Excelin kaltaiseen taulukko-ohjelmaan tai lätkiä vaikka Post-it-lapuille, mutta tämä tekee työnteosta turhankin hankalaa ja monimutkaista ja vie myös äärimmäisen paljon aikaa, kun asiakastietoja joudutaan selaamaan sivulta toiselle. Puhumattakaan tietoturvasta tai datan katoamisesta.
Yrityksen taustalla tapahtuvat prosessit eivät todellakaan ole kaikista yksinkertaisimpia tai nopeimpia toimenpiteitä toteuttaa, vaan ne voivat viedä hyvinkin paljon aikaa. Varsinkin jos kaikki asiakastiedot, laskutukset, kalenterimerkinnät, raportoinnit ja monet muut tehtävät ovat levitetty pitkin pöytää useisiin eri tiedostoihin, ohjelmistoihin ja sijainteihin. Sen sijaan, että ne olisivat kaikki yhdessä ja samassa paikassa ja helposti löydettävissä.
CRM-järjestelmä on hyvä myös ottaa käyttöön jo yritystoiminnan perustamisvaiheessa tai viimeistään ensimmäisten asiakaskontaktien saapuessa. Näin kaikkien asiakkaiden tiedot saadaan järjestelmällisesti tallennettua, jotta pienimmätkään yksityiskohdat eivät pääse katoamaan tai unohtumaan. Järjestelmään pystyy tallentamaan niin suunnitellut kuin toteutuneetkin projektit, myynnit ja myynninkehitykset, asiakkaiden kanssa käydyt keskustelut ja päivämäärät, sekä todella paljon muuta.
Suurimmat hyödyt CRM:ssä on, että kaikki informaatio saadaan kasattua selkeästi yhteen paikkaan ja kaikille työntekijöille voidaan antaa pääsy (vapaasti tai rajatusti) näihin tietoihin. Asiakastiedot pysyvät myös ajantasalla, kalenterimerkinnät ja päivämäärät muistissa. Myös aiemmat keskustelut asiakkaan kanssa pysyvät selkeinä ja tallessa, mikä taas parantaa asiakaskokemusta ja vahvistaa asiakassuhteita, kun tiedetään kenen kanssa ollaan puhuttu ja mistä aiheesta. CRM-järjestelmät myös helpottavat lisämyyntiä, sillä niiden avulla pääsee esimerkiksi seuraamaan asiakkaan kulkureittiä yrityksen sivuilla tai verkkokaupassa. Ne myös mahdollistavat täydellisten raporttien kasaamisen asiakasdataan perustuen, sekä uutiskirjeiden kohdistamisen rajatulle asiakasryhmälle.
Yhteenvetona siis; CRM-järjestelmä säästää todella paljon aikaa ja sitä myöten myös rahaa.
Miksi valita asiakkuudenhallintajärjestelmä Pipedrive?
Yksi suosituimmista CRM-järjestelmistä on monikansallinen Pipedrive, joka on suunniteltu myyntituottojen kasvattamiseen, asiakasviestintään, raportointiin, liidien keräämiseen, sekä myyntien prosessointiin ja aktiviteetteihin. Kaikki arkaluontoinen data on suojattu vahvalla ja modernilla tietoturvalla, jotta sekä asiakkaiden, että yrityksen tiedot pysyvät turvassa. Ja mikä parasta, tämä kaikki täydellä automaatiolla.
Nykypäivänä automaatio on yksi tärkeimmistä osa-alueista myös yritystoiminnassa ja asiakashallinnassa. Automaatio säästää aikaa ja vähentää virheitä ja Pipedriven avulla pystyykin automatisoimaan minkä tahansa myynnin vaiheen aina liidien seuraamisesta jatkomyyntitapahtumiin. Se myös huomioi kaupankäynnin eri vaiheet ja pystyy siirtämään potentiaalisen asiakkaan esimerkiksi buukkaajalta suoraan myyjälle ja siitä taas eteenpäin seuraavalle. Myös personoitujen ja kohdistettujen uutiskirjeiden lähettäminen onnistuu täysin automaattisesti.
Varsinkin monilla uusilla (tai usein jopa vähän vanhemmillakin) yrityksillä kaikki asiakkaidensa yhteystiedot saattavat olla sekaisin eri osioissa. Tai vielä pahempaa; kaikki samassa paikassa, ilman minkäänlaista jaottelua. Sen sijaan että asiakkaat olisivat jaoteltu esimerkiksi maakuntien mukaan, joiden alla vieläpä kaupungeittain, niin ne ovatkin kaikki yhdessä isossa laatikossa, korkeintaan aakkosjärjestyksessä. Kun yritys sitten lähettää uutiskirjeen, menee se suoraan kaikille asiakkaille ympäri Suomea, uusille sekä vanhoille. Totta kai uutiskirjeasetusta voi muuttaa ja säätää manuaalisesti, mutta tämä vie paljon ylimääräistä työaikaa ja mahdollistaa samalla myös inhimilliset näppäinvirheet.
Pipedrivellä asiakkaat on mahdollista jaotella halutulla tavalla sopiviin segmentteihin ja näinollen tietyt uutiskirjeet pystytään kohdistamaan huomattavasti pienemmälle ja tiiviimmälle asiakasryhmälle. Kun järjestelmään lisätään uusi asiakas, on jo lisäysvaiheessa mahdollista valita halutut kohdentamismääritelmät. Kohdentamisen jälkeen uutiskirjeet saadaan lähtemään täysin automaattisesti halutuin väliajoin ja etukäteen rajatulle kohderyhmälle.
Pipedrivesta löytyy myös puhelinpalveluominaisuudet, chat-botit, videopalvelut ja etäkokoukset, kirjanpito- ja laskutusjärjestelmät, sekä paljon muuta. Sen avulla vältetään turhat poukkoilut eri ohjelmistojen välillä, sillä kaikki tärkeät toiminnot löytyvät saman ohjelmiston alta.
Mikä parasta, Pipedriveen on myös mahdollista integroida sadat eri toiminnot ja työkalut aina Googlesta Slackiin, sekä erilaisiin sähköpostiohjelmistoihin ja se on mahdollista saada myös mobiililaitteille, joten asiakkaasi ovat aina mukanasi siellä missä sinäkin. Pipedrive on myös täysin räätälöitävissä yrityksen tarpeiden mukaisesti.
Apua CRM-järjestelmän käyttöön
Jos haluat lisätietoa Pipedrivesta tai esimerkiksi opastusta tai konsultaatiosta sen käyttöönotosta ja sen ylläpidosta, ota yhteyttä meihin. Me Nuuxdesignilla olemme erikoistuneet tarjoamaan ratkaisuja myynnin lisäämiseksi verkossa ja meillä on paljon kokemusta erilaisten asiakkuudenhallintajärjestelmien käyttöönotosta sekä toteuttamisesta monenlaisten yritysten tarpeeseen.
Millaisia ovat sinun tarpeesi ja kuinka me voimme auttaa niiden toteuttamisessa?
Lue myös: Milloin olisi hyvä aika päivittää kotisivut?